The Digital Strategy of the Folklore Archive of the Hungarian Heritage House
Standards-Based Collection Management and Long-Term Preservation with Open-Source Software
Abstract
This study presents the planning phase of the digital transformation at the Folklore Archive of the Hungarian Heritage House, with a particular focus on the standard-based renewal of collection management and long-term preservation processes. The paper reviews the institutional background and scope of the archive, identifying key challenges arising from its current operations. It details the international standards applied, specifically the OAIS reference model, as well as the roles of PREMIS, METS, ISAD(G), EAD, and Dublin Core in digital archiving and data services. The research provides a comparative analysis of open-source collection management and preservation systems, justifying the selection of the combined application of AtoM and Archivematica. The presented model offers a potential framework for other specialized archives in developing a standardized and sustainable digital strategy.
Keywords:
long-term digital preservation, OAIS, Archivematica, AtoM, open-source softwareCitation data from Crossref
References
Antal, D., Zagyva, N. (2025) Enriching and Futureproofing the Databases of the Hungarian Heritage House, Open Music Observatory.
https://doi.org/10.5281/zenodo.17759776
Archivematica: open-source digital preservation system [online]. Elérhető: https://www.archivematica.org/en/ (Utolsó elérés:
2024. 11. 03.)
Archivematica Sandbox [online]. Elérhető: https://sandbox.archivematica.org/administration/accounts/login/ (Utolsó elérés:
2024. 11. 03.)
ArchivesSpace. Elérhető: https://archivesspace.org/ (Utolsó elérés: 2024. 11. 04.)
AtoM: Open Source Archival Description Software (2024). Elérhető: https://www.accesstomemory.org/hu/ (Utolsó elérés:
2024. 11. 04.)
Bódog, A. (2022) A nyílt archívumi információs rendszer (OAIS) szabványának honosítása. In: Tick, J., Kokas, K., Holl, A. (szerk.)
Valós térben – az online térért. Networkshop 31: országos konferencia, Debreceni Egyetem, Hungarnet Egyesület, MTA Könyvtár
és Információs Központ, Budapest. p. 20–26. https://doi.org/10.31915/NWS.2022.3
Dancs, S. (2016) A hosszú távú megőrzés szabványos útja (és a Rosetta rendszer példája), Tudományos és Műszaki Tájékoztatás,
63(1). p. 27–37. Elérhető: https://journals.bme.hu/tmt/article/view/34243/19958 (Utolsó elérés: 2025.12.10.)
DCMI Metadata Terms (2024) [online]. Elérhető: https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/dcmi-terms/ (Utolsó
elérés: 2024. 11. 01.)
DLM Forum. Elérhető: https://www.dlmforum.eu/ (Utolsó elérés: 2024. 10. 23.)
European Commission (2021) Study supporting the final evaluation of the programme on interoperability solutions for European
public administrations, businesses and citizens (ISA2): final study. LU: Publications Office. Elérhető: https://data.europa.eu/
doi/10.2799/94683 (Utolsó elérés: 2024. 10. 20.)
Folklóradatbázis (2025) [online]. Elérhető: https://folkloradatbazis.hu/ (Utolsó elérés: 2025. 12. 30.)
Gyűjtemény- és raktárkezelési szabályzat (2021) Hagyományok Háza. Elérhető: https://hagyomanyokhaza.hu/sites/default/
files/2021-02/Gyűjtemény-%20és%20Raktárkezelési%20Szabályzat_20210204_1.pdf (Utolsó elérés: 2024. 10. 19.)
Gyűjtőköri és állományalakítási szabályzat (2021) Hagyományok Háza [online]. Elérhető: https://hagyomanyokhaza.hu/sites/
default/files/2021-02/Gyűjtőköri%20Szabályzat_20210204.pdf (Utolsó elérés: 2024. 10. 19.)
ICA (2000) ISAD(G): General international standard archival description. 2. kiadás. Ottawa: International Council of Archives.
ICA (2023) Records in Contexts: A Conceptual Model for Archival Description. Version 1.0. International Council on Archives. Elérhető:
https://www.ica.org/ica-network/expert-groups/egad/records-in-contexts-ric/ (Utolsó elérés: 2025. 12. 31.)
KEEP Solutions (2024a) RODA Community Edition [online]. Elérhető: https://www.roda-community.org/ (Utolsó elérés:
2024. 11. 03.)
KEEP Solutions (2024b) RODA-In [online]. Elérhető: https://rodain.roda-community.org/ (Utolsó elérés: 2024. 11. 03.)
KEEP Solutions (2024c) RODA demo [online]. Elérhető: https://demo.roda-community.org/#welcome (Utolsó elérés:
2024. 11. 03.)
Lagoze, C., Warner, S. (szerk.) (2002) The Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting - v.2.0. Elérhető: https://
www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html (Utolsó elérés: 2024. 11. 01.)
Library of Congress (2024a) PREMIS: Preservation Metadata Maintenance Activity [online]. Elérhető: https://www.loc.gov/standards/
premis/ (Utolsó elérés: 2024. 10. 23.)
Library of Congress (2024b) Metadata Encoding and Transmission Standard (METS) [online]. Elérhető: https://www.loc.gov/
standards/mets/ (Utolsó elérés: 2024. 11.01.)
Library of Congress (2024c) EAD: Encoded Archival Description [online]. Elérhető: https://www.loc.gov/ead/ (Utolsó elérés:
2024. 11. 01.)
MELTE (2024) Magyarországi egyházi levéltárak közös segédlete (ARCA). Elérhető: https://arca.melte.hu/ (Utolsó elérés:
2024. 11. 04.)
MSZ ISO 14721:2022 szabvány adatai (2022) [online]. Elérhető: https://ugyintezes.mszt.hu/webaruhaz/szabvany-adatok?standard=
140845 (Utolsó elérés: 2024. 10. 12.)
OAIS (2012) Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). CCSDS Secretariat. Elérhető: https://public.ccsds.
org/pubs/650x0m2.pdf (Utolsó elérés: 2024. 11. 01.)
Pávai, I. (1999) Hagyományőrző Műhely – Martin Médiatár a Corvin téren, Folkmagazin, 6(2), p. 9. Elérhető: https://lapozo.folkmagazin.
hu/mag99_2/?page=9 (Utolsó elérés: 2025.12.10.)
Segura, S., Gallego, L., Jamin, E., Gomez M. et. al., (2018) ISA2 Action 2017.01 Standard-Based Archival Data Management, Exchange
and Publication. Study. Final Report. Elérhető: https://ec.europa.eu/isa2/sites/isa/files/isa2_action_2017_01_standard_based_
archival_data_management_final_report_v1.00.pdf (Utolsó elérés: 2025. 12. 31.)
Society of American Archivists (2013) Describing Archives: A Content Standard (DACS), Society of American Archivists, Chicago.
Elérhető: https://saa-ts-dacs.github.io (Utolsó elérés: 2025. 12. 31.)
Wikimedia Deutschland (2025) Wikibase. Elérhető: https://wikiba.se/ (Utolsó elérés: 2025. 12. 31.)
Zagyva, N. (2024) Hosszú távú digitális megőrzés a Hagyományok Háza Médiaarchívumában. Tervek a Folklór Archívum gyűjteménykezelési
folyamatának szabványokon alapuló megújítására, Adatgazdász szakirányú továbbképzés szakdolgozat, Eötvös
Loránd Tudományegyetem. Elérhető: https://infornatika.hu/szakdolgozat/adatgazdasz.pdf (Utolsó elérés: 2025. 12. 31.)
